E-Mail schreiben in Englisch

So schreibst du die perfekte englische E-Mail

E-Mails zu schreiben kann schon in Deutsch manchmal schwierig sein. Besonders, wenn man eine formale E-Mail an einen zukünftigen Arbeitgeber oder Lehrer schreiben muss, kann es oft schwer werden eine angemessene E-Mail zu verfassen. Wir stellen dir jetzt ein paar nützliche Ausdrücke, welche dir das Schreiben vereinfachen werden, bereit!

Aufbau einer E-Mail:

First things first! Bevor du anfängst deine E-Mail zu schreiben, solltest du mit dem genauen Aufbau einer E-Mail vertraut sein. Eine E-Mail ist genau wie ein Brief aufgebaut und kannst damit drei Teile ausmachen:

  • Begrüßung
  • Anliegen
  • Verabschiedung

Egal, ob die Mail an einen Freund ist, oder an einen Lehrer, du solltest niemals von diesem Aufbau abweichen. Zuerst begrüßt du den Empfänger mit ein paar netten Worten. Danach erklärst du, warum du schreibst, oder was du brauchst. Nachdem du dein Anliegen komplett beschrieben hast, verabschiedest du dich. Wir werden jetzt jeden Teil einzeln besprechen:

Begrüßung:

Der erste Eindruck ist immer am Wichtigsten. Das gilt auch bei E-Mails! Wenn deine Begrüßung schon unfreundlich oder schlecht ist, wird der Leser nicht viel von deiner Mail erwarten und viel weniger bereit sein, dir weiterzuhelfen. In der Begrüßung solltest du auf jeden Fall den Namen des Empfängers nennen. Wenn du an keine bestimmte Person, sondern an eine Firma schreibst, kannst du auch eine allgemeine Begrüßung schreiben. Du kannst entweder mit “Dear [Name]” (Lieber [Name]), oder mit Good afternoon, Good morning, Good evening anfangen. Hier sind Beispiele:

  • Good afternoon Mr. Schulz,
  • Dear Tom,
  • Good morning dear Apple Support Team,

Diese Begrüßungen sind relativ formal und eignen sich gut, wenn du einer Firma oder einem Vorgesetzten schreibst. Wenn du allerdings Freunden oder Leuten, die du gut kennst, schreibst, kannst du auch einfach Begrüßungen wir “Hello” oder “Hi” nutzen:

  • Hi Tom,
  • Hello Mr. White,

Anliegen deine E-Mail:

Natürlich hast du immer einen Grund, aus welchem du eine E-Mail schreibst. Nach der Begrüßung solltest du relativ schnell diesen Grund erklären. Hier solltest du immer darauf achten, dass du höflich bleibst. Auch, wenn du eine Beschwerde schreibst, oder ein Problem nennst: Probiere möglichst nett zu bleiben. Wenn der Empfänger sich angegriffen fühlt, ist es wahrscheinlicher, dass er sich nicht oder nicht so schnell um dein Anliegen kümmern wird. Achte auf die folgenden Punkte beim Schreiben der E-Mail:

Sei genau:

Die meisten Leser wollen nicht nach dem Anliegen in deiner Mail suchen. Sie wollen sofort wissen, um was es geht und warum du sie kontaktierst. Deshalb solltest du schon im Betreff dein Anliegen nennen. Fasse den Grund, warum du schreibst in zwei-fünf Wörtern zusammen. Nach der Begrüßung kannst du dann folgende Wörter benutzen:

  • I am writing (Ich schreibe ihnen)
  • I am contacting you to (Ich kontaktiere Sie, um)

Diese Ausdrücke helfen dir dabei dein Problem elegant einzuleiten:

  • I am writing because of the job offer at the supermarket.
  • I am contacting you to ask you whether you would help me to finish my paper.

Natürlich kannst du auch anders anfangen. Allerdings kannst du dein Anliegen mit diesen zwei Connectives einfach einleiten.

Sei höflich

Wie oben schon gesagt, solltest du immer höflich sein. Auch, wenn dein Empfänger einen Fehler gemacht hat, probiere nett zu bleiben. Der Empfänger wird sich nicht angegriffen fühlen und lieber um dein Problem kümmern. Probiere folgende Ausdrücke einzubauen, um höflich zu klingen:

  • Please (Bitte)
  • I appreciate your help! (Ich schätze ihre Hilfe)
  • Could you… (Könnten Sie…)

Du solltest deine Forderungen immer mit “Could you…” anfangen. Dadurch fragst du den Empfänger höflich und forderst nicht etwas von ihr direkt:

  • Help me! –> Could you help me?
  • I need a new password –> Could you give me a new password?

Auch solltest du deine Anforderungen immer mit einem “please” beenden. Vor das “please” musst du ein Komma setzen. Das macht deine Anfrage nochmals höflicher:

  • Could you help me? –> Could you help me, please?
  • Could you gibe me a new password? –> Could you give me a new password, please?

Danach kannst du sagen, dass du die Hilfe schätzt:

  • Could you give me a new password, please? I appreciate your help!

Verabschiedung:

Auch der Abschied ist wichtig in einer E-Mail. Nachdem du dein Problem geschildert hast, solltest dich noch mit ein paar schönen Worten verabschieden. So, wie im Deutschen das “Liebe Grüße”, kannst du folgende Ausdrücke im Englischen benutzen:

  • You sincerely,
  • Best regards,
  • Best,

Dein Name muss hierbei in die nächste Zeile:

  • Best regards,
    Max Mustermann
  • Your sincerely,
    Gabi

Komplette E-Mail:

Good afternoon Mr. Gabriel,

I am writing you because I forgot my jacket in your office last week. 
Could I pop in at 8 am tomorrow and pick it up, please?

Best regards,
Tom 

Fazit

Eine E-Mail hat einen relativ klaren Aufbau. Nach der Begrüßung erklärst du dein Anliegen und verabschiedest dich. Einer der wichtigsten Punkte ist, dass du höflich bist. Benutz viele Ausdrücke wie “please”, “Could you” und “I appreciate your help”, um höflich zu klingen. Auch solltest du gleich zum Punkt kommen und nicht lange um dein Problem drumherum reden.

Englisch24

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